5 consejos para gestionar el tiempo en el trabajo

El tiempo es un recurso valiosísimo, por eso la gestión del tiempo es uno de los pilares de la productividad y eficacia en la empresa.

Hoy en día, son tantas las interrupciones y distracciones existentes en nuestros trabajos: llamadas, e-mails, WhatsApps, notificaciones varias de diversas herramientas de trabajo; que se hace complicado la gestión de este recurso tan valioso.

En nuestra economía de la distracción, el caos se ha convertido en la norma. Por ello, en este post queremos daros 5 consejos para gestionar el tiempo en el trabajo.

¿Cómo gestionar el tiempo?

1. Pensar los objetivos

Antes de planificar una tarea se debe establecer unos objetivos. Pueden ser claros y ambiciosos, pero alcanzables y realistas. Así motivará y estimulará al equipo de trabajo. En función del proyecto deben marcarse unos objetivos u otros, por eso deben pensarse muy bien, para no llevarnos una sorpresa cuando comenzamos el proyecto.

2. Organiza y prioriza las tareas según urgencia o importancia

Si no se planifica y administra el tiempo, no es posible saber qué es importante y qué es urgente. Es necesario clasificar, analizar y priorizar las tareas en función de lo urgente e importantes que sean.

Las urgentes son las que precisan de atención inmediata. Por ejemplo, enviar una propuesta con fecha límite. Mientras que las importantes, son importantes por lo que representan o por el significado de sus consecuencias en nuestra empresa. No serán urgentes, pero son fundamentales.

3. No olvides las fechas límite

Como ya hemos mencionado, una de las características que define la urgencia de algo, es su fecha de entrega. Antes de asignarle una fecha límite a un proyecto, es fundamental tener claro cuál es la capacidad productiva del equipo.

Trabajar más horas no significa que le estemos empleando más tiempo a una tarea. Las tareas sin demasiada importancia son las que al final del día marcan la diferencia de nuestro aprovechamiento del tiempo sobre objetivos importantes.

4. Gestiona las tareas

Consiste en supervisar las tareas de un proyecto determinado durante sus diversas etapas. Permite tomar decisiones oportunas y adoptar cambios en tiempo real, para así completar con éxito cada una de las tareas.

¿Quién debería encargarse de esta gestión? Aunque existen profesionales especializados en ello, los cargos administrativos y gerenciales pueden encargarse de ello con la adecuada asignación y cumplimiento de cada etapa.

5. No mezcles tareas

Para finalizar, te diremos que el multitasking no suele funcionar. Si empiezas a trabajar en una de las tareas anteriormente organizadas y priorizadas, no la dejes por responder un correo, por ejemplo. Siempre hay excepciones para dejar de hacer algo, eres consciente de la importancia y urgencia que requiere cada situación, sabrás cuándo debes o no debes dejar temporalmente algo importante que has comenzado.

Todo parece lógico ¿verdad?, en muchas ocasiones no se ponen en práctica, al menos en nuestro ecosistema de agencia de publicidad. Leemos y releemos este artículo que hemos escrito nosotros mismos y pensamos: “Consejos vendo que para mí no tengo”.