Hay meses intensos. Y después está septiembre.
En EKHI Studio hemos coincidido este mes con varios proyectos relacionados con la psiquiatría y la salud, entre ellos uno de los eventos en los que llevamos meses trabajando: las IV Jornadas de Actualizaciones en Neuromodulación de la Sociedad Española de Psiquiatría Clínica (SEPC), celebradas los días 24 y 25 de septiembre en Sevilla.
Un evento científico es lo que ocurre durante unas horas delante de los asistentes.
Pero organizarlo significa empezar a trabajar mucho antes.
Organización integral de un congreso científico
Cuando hablamos de organización de congresos sanitarios, nuestro trabajo no se limita a coordinar el espacio donde tendrá lugar el encuentro.
En este proyecto hemos acompañado a la SEPC en prácticamente todo el recorrido de las jornadas.
Desde la creación y adaptación de la imagen hasta la comunicación del evento, pasando por la gestión de inscripciones, coordinación con ponentes, patrocinadores, documentación, acreditación, producción y retransmisión.
Son muchas pequeñas piezas que tienen que encajar para que, cuando llegue el día, todo parezca sencillo.
Secretaría técnica: el trabajo que empieza meses antes
Buena parte de la organización ocurre mucho antes de que llegue el primer asistente.
La secretaría técnica de un congreso centraliza la relación con participantes, ponentes, organización y colaboradores.
Confirmaciones, desplazamientos, horarios, documentación, cambios de última hora, necesidades técnicas, presentaciones, inscripciones o certificados forman parte de un trabajo constante que aumenta de intensidad a medida que se acerca el evento.
Y, por supuesto, siempre hay imprevistos.
La clave no está en conseguir que nunca ocurran.
Está en tener la capacidad de resolverlos sin que afecten a la experiencia del asistente.
La imagen también forma parte de un congreso
Un evento científico necesita rigor en sus contenidos, pero eso no significa que su comunicación deba renunciar al diseño.
La identidad gráfica permite reconocer el encuentro desde el primer impacto y mantener una línea coherente en todos sus soportes.
Programa, acreditaciones, presentaciones, señalética, comunicaciones digitales, materiales para ponentes, piezas para redes sociales o elementos utilizados durante el propio evento deben formar parte del mismo universo visual.
En EKHI Studio combinamos nuestra experiencia en diseño gráfico y comunicación con la organización técnica del evento, lo que nos permite trabajar ambos ámbitos de manera coordinada.
Comunicación antes, durante y después
Un congreso empieza mucho antes de abrir sus puertas.
Hay que darlo a conocer, presentar el programa, comunicar la apertura de inscripciones, recordar fechas, informar a los asistentes y mantener activa la comunicación a medida que se acerca el encuentro.
Durante las jornadas, las redes sociales y otros canales permiten ampliar su alcance y compartir lo que está ocurriendo.
Y cuando el evento termina todavía queda trabajo.
Material audiovisual, certificados, encuestas, contenidos posteriores o acceso a las sesiones permiten prolongar la vida del congreso más allá de los días de celebración.
Eventos presenciales, streaming y formatos híbridos
Las jornadas de la SEPC combinan participación presencial y acceso mediante streaming.
Este tipo de formato amplía considerablemente el alcance de un encuentro científico, pero también incorpora nuevas necesidades técnicas y organizativas.
Producción audiovisual, realización, acceso a la plataforma, atención a usuarios online y coordinación de ponentes que participan a distancia deben integrarse con lo que está ocurriendo físicamente en la sala.
Para el asistente debería resultar sencillo.
Precisamente porque detrás hay un equipo ocupándose de que lo sea.
Y todavía nos quedaban más estímulos…
Septiembre también nos ha llevado a trabajar junto al Instituto Andaluz de Salud Cerebral (IASC) en su curso Estímulos, donde hemos participado especialmente en el desarrollo y aplicación de su imagen y comunicación.
Dos proyectos vinculados al ámbito de la salud cerebral que muestran cómo diseño, comunicación y organización de eventos pueden formar parte de un mismo trabajo.
Así que cuando decimos que ha sido un septiembre de locos, esta vez la expresión nos ha venido casi hecha.
Especialización en congresos médicos y científicos
Organizar un congreso sanitario requiere conocer las particularidades de este tipo de encuentros.
Programas científicos, ponentes nacionales e internacionales, acreditaciones, patrocinadores, retransmisiones, documentación y comunicación necesitan una coordinación especialmente rigurosa.
En EKHI Studio ofrecemos servicios de organización integral y secretaría técnica para congresos, jornadas científicas y encuentros profesionales, tanto presenciales como híbridos y online.
Nuestro objetivo es sencillo:
Que cuando empiece el evento, los organizadores puedan centrarse en lo verdaderamente importante: el contenido.
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