¿Cómo organizar un evento online?

Tras la alerta sanitaria que nos ha tocado vivir, y que hoy aún estamos sufriendo, muchas empresas han tenido que replantearse algunas acciones que venían llevando a cabo desde hace tiempo y, por las circunstancias dadas, no pueden seguir gestionándolas de la misma forma.

Es el caso de Psisenda y la organización del evento anual «Curso Nacional de Actualización en Psiquiatría» que en 2020 tocaba, nada más y nada menos que, la edición XXVII. 

Si bien, somos conscientes de que muchas empresas no han sabido cómo «reinventarse», cuando Psisenda nos propuso el reto de organizar su evento presencial anual a un evento online, nuestras cabezas pensantes se activaron de golpe.

La organización de eventos 100% online

Sí, lo único que hay que tener obligatoriamente para organizar un evento online es Internet. El resto, dependerá de lo que tenga el cliente, lo que necesite, los objetivos que esté buscando y, por supuesto, el presupuesto que tenga.

Análisis de la situación

En este caso, primeramente, analizamos los activos digitales que tenía nuestro nuevo colaborador. Y definimos cómo podíamos hacer uso de ellos para «re-utilizar» todo lo que en años atrás habían ido cosechando en el mundo digital. Es decir, llevamos a cabo un análisis de la situación y una auditoría digital en toda regla.

Definición del proceso, propuestas y decisiones

Seguidamente, planteamos algunas posibilidades y tomamos algunas decisiones junto a la empresa.

Uno de los ejemplos más claros: ¿trabajar el evento con plataformas externas especializadas en eventos o habilitar la compra, registro y emisión streaming del evento directamente desde un nuevo rediseño de la web con la que la empresa ya contaba? 

Decidimos la segunda opción, un desarrollo a medida para la organización de este evento. ¿Porqué? Por que así les facilitamos la organización de futuros eventos que necesiten organizar de la misma manera. ¡Ya estaría todo preparado!

La ejecución

En este proceso de rediseño web, desarrollo a medida de un sistema de registro de usuario con compra online ya que el evento no es gratuito, incluso tiene diferentes tipos de usuarios y costes asociados, el registro de compras y gestión de base de datos, el desarrollo de los videos en Streaming, etc. nos llevó tiempo, algo con lo que en esta ocasión contamos gracias a la previsión de nuestro colaborador, pero no fue fácil. ¡Nadie dijo que fuera fácil!

Los días del evento

Este curso de psiquiatría constaba de 3 días con ponencias en Streaming y unos horarios adaptados a trabajadores, normalmente, en horario habitual de oficina, por lo que el curso se facilitaba por las tardes para conseguir la mayor asistencia posible. ¡Sí, fueron unos días de locura! Pero todo debía salir a pedir de boca y ningún usuario debía quedarse sin poder entrar, interactuar o, mucho menos, con un error de registro.

Y por último, la analítica digital

Seguro que estáis pensando, qué pesados son estos de EKHI STUDIO con la Analítica Digital. Sí, y lo seguiremos siendo. 

Gracias a la detallada configuración en diferentes aplicaciones de medición para poder ofrecer todos los resultados necesarios a nuestros colaboradores, fuimos capaces de detallar en cada instante algunos indicadores (KPI’s) previamente definidos como:

• Número de usuarios en cada video Streaming
• Nombre y apellidos de los asistentes cada jornada
• Tiempo de visualización de los Streaming
• Volumen de interacción
• Número de visitas en la web durante las jornadas
• % de interacción en los videos
• etc.

Incluso desarrollamos una encuesta de satisfacción activa durante los días del evento y enviada posteriormente a todos los asistentes y registrados, la cuál ayudará a la organización del curso para seguir organizándolo de cara a las ediciones anuales futuras.